Jak osiągać swoje cele? (cz. 2)

Kategoria: Kategorie

Wiemy już, że nasze cele mają być szczegółowo i konkretnie określone, mierzalne i osiągalne. Przyjrzyjmy się zatem kolejnym cechom modelu SMART.

Czwartą z pięciu sprawdzonych, skutecznych zasad wyznaczania celów z modelu SMART określa angielskie słowo realistic, choć niektóre źródła używają określenia relevant. Zasada ta bywa nazywana zasadą spójności czy użyteczności. Ale co to znaczy, że cel ma być spójny? Z kim lub z czym? I po co? Chodzi o to, by cel pasował do ciebie, do tego, co robisz, w co wierzysz, co jest dla ciebie ważne. Dobrze, jeśli taki pojedynczy cel jest połączony z większym projektem, z ważnym życiowym planem, niejako wpasowuje się w to, co jest naszą misją życiową, czyli po co codziennie rano wstajemy z łóżka.

Teoria w praktyce

Jak to działa? Warto przez chwilę pomyśleć o pewnej historii. Na jednym ze szkoleń kierownik magazynu bardzo przeżywał sytuację, która mu się przytrafiła. Jego ludzie spokojnie porządkowali halę, pod którą stała ciężarówka z towarem. W hali było czyściutko, ale ciężarówki nikt nie rozładował. Pojawiły się niepotrzebne koszty, sporo stresu i wzajemnych pretensji. Kierownik spuentował do zdaniem: „Zrobię z nimi porządek, bo porządek musi być!”. Zapytany, jak często używa tego określenia, szybko zauważył związek między powtarzaniem kilka razy dziennie „porządek musi być” a decyzją pracowników. Każdy, kto rozładowywał kiedyś ciężarówkę, wie, że można przy tym narobić sporo bałaganu. Ludzie dopasowali się do jego wizji, zawartej w dość często powtarzanej frazie. Podjęli więc decyzję w pełni spójną z wygłaszanymi potrzebami szefa. Po tym zdarzeniu jego ulubionym powiedzeniem stało się „ma być dobrze”.

Ideę, by cel był istotny, spójny i jak najbardziej użyteczny, pięknie ilustruje także bajka o królu. Przed wielu laty odwiedził plac budowy. Spotkał tam trzech kamieniarzy, którzy choć wykonywali tę samą pracę, wyglądali trochę inaczej, inaczej się poruszali. Pierwszy z kamieniarzy zapytany przez króla, co tu robi, odpowiedział: „Wycinam bloki granitu na trzy stopy wzdłuż i stopę wszerz, to ciężka i mozolna praca, jaśnie panie”. Drugi, ocierając pot z czoła odrzekł: „Zarabiam pieniądze na wykształcenie swoich dzieci. Nie chcę, jaśnie panie, by tak jak ja raniły sobie dłonie skałą i dłutem”. Trzeci natomiast powiedział: „Jaśnie panie – buduję katedrę!”.

Bajka pokazuje nam, że robiąc dokładnie to samo, możemy mieć, i zwykle mamy, bardzo różnie wykreowane poczucie sensu. Co innego będzie w tym dla nas ważne, mamy różne motywacje wewnętrzne, które popychają nas do działania. Przy projektowaniu celu z uwzględnieniem jego spójności warto odpowiedzieć sobie na pytanie – po co mi to? Po co mam osiągnąć ten cel? To jest pytanie o sens, o misję, o nadrzędny powód – po co to robię? Warto zdefiniować sobie już na początku, na ile czuję się zmotywowany do osiągnięcia mojego celu..

Badanie spójności

Pytania, które sprytnie sprawdzą spójność celu z tobą, i w szerszym kontekście, to pytania kartezjańskie. Kiedy już zdecydujesz się zadać je w odniesieniu do konkretnego celu, docenisz mądrość Kartezjusza:

‒    Co się stanie, kiedy osiągnę swój cel?

‒    Co się nie stanie, kiedy osiągnę cel?

‒    Co się stanie, kiedy nie osiągnę celu?

‒    Co się nie stanie, kiedy nie osiągnę celu?

Jeśli za pierwszym razem czujesz się lekko zdezorientowany, to znaczy, że jest dobrze. To znaczy, że wszedłeś na nieznane dotąd terytorium, które warto eksplorować, aby poznać, uchwycić i wybadać z jednej strony nowe możliwości, a z drugiej odpowiednio wcześniej rozpoznać ewentualne źródła oporu. Te pytania zostawimy sobie na „specjalne okazje”, gdyż ich działanie mocno wytrąca ze strefy komfortu. Tym samym pozwala nam spojrzeć na problem z różnych perspektyw, uchwycić nieco inny punkt widzenia, rozszerzyć naszą wiedzę na ten temat. Jednym słowem dobrze przygotować się do działania i jeszcze raz znaleźć, bądź nie, to co jest najważniejsze – sens. Spróbuj przejść przez powyższe pytania jeszcze raz.

Inne użyteczne pytania dotyczące „R” w modelu SMART to:

‒    Co mnie motywuje, żeby ten cel osiągnąć?

‒    Co mnie powstrzymuje przed osiągnięciem celu?

‒    Jak osiągnięcie celu wpłynie na moją pracę, dom, rodzinę, przyjaciół?

‒    Czy lubisz ten cel i cieszysz się myślą, że go osiągniesz?

Stosowanie zasady spójności przy nazywaniu celu uruchamia pokłady wewnętrznej motywacji, kluczowej, a nawet niezbędnej do jego osiągnięcia.

Czas

Teraz ostania litera z akronimu SMART. Ludzie, którzy stosują ten model, łatwiej delegują zadania, są bardziej efektywni i łatwiej zachowują równowagę między życiem zawodowym i rodzinnym. Gdy chcesz mieć więcej czasu, to przy wyznaczaniu celów warto zatroszczyć się o T, czyli time-bound, które definiuje kolejne potrzeby pracy z celem. Ma on:

‒    być osadzony w czasie,

‒    mieć wyznaczony czas rozpoczęcia i zakończenia,

‒    posiadać „kamienie milowe”,

‒    zawierać informacje, o które pytasz za pomocą słowa „kiedy”.

Wydaje się to proste i zwykle każdy z nas wyznacza sobie jakieś terminy. Ciekawe, który z trzech sposobów myślenia najtrafniej opisuje twój proces planowania dnia:

  1. Co tu mamy? Aha: spotkanie, telefon, oferta i jeszcze warto by… O kurczę, jeszcze będą ode mnie chcieli…
  2. Do lunchu mam cztery godziny. No to po kolei. Na początek…
  3. Co teraz? Aha, trzeba zadzwonić? – telefon w rękę i dzwonisz.

Oczywiście to znaczne uproszczenie, ale ciekawe, jakie było twoje pierwsze odczucie, pierwsze wrażenie, pod czym najłatwiej ci się podpisać, a co do ciebie nie pasuje?

W zależności od pierwszej myśli:

Trudno się na coś zdecydować – zaznacz 1.

No…, po przyjściu siadłem za biurkiem, potem komputer, a potem to najpierw… – najbliższa jest 2.

Żadne z nich, po prostu długi krzyk RATUNKUUUUU… – to zapewne sposób organizacji czasu opisany w punkcie 3.

Każdy z nas ma dominującą (często nieuświadomioną) strategię zarządzania sobą w czasie. Są ludzie „robić, robić!” – zaczynają coś i całkowicie zapamiętują się w działaniu. Ich strategię nazywa się in time – w czasie (nr 3). Są też ludzie „no to po kolei” – through time, poprzez czas lub ponad czasem (nr 2) oraz ludzie „tak, ale”, „zaraz, a co z…”, „a co, jeśli”, „co jeszcze” – taka strategia to between time – pomiędzy (nr 1).

W czasie

Weźmy teraz po lupę osoby, których charakteryzuje organizacja in time – w czasie. Dla nich liczy się tylko tu i teraz. „Tuiterazy” nie lubią, kiedy im się przeszkadza i przerywa to, czym w danej chwili się zajmują. Robią to, co podsunie im nurt życia. Nie widzą świata poza obecnym działaniem. Czas mija niezwykle szybko. Typowa dla nich będzie sytuacja: „Zacząłem/zaczęłam czytać tę książkę i patrzę, a to już czwarta rano”. Człowieka in time, na

którego czekamy, na pewno zatrzymała najważniejsza rzecz w życiu, taka jak rozmowa z napotkanym sąsiadem albo nieodparta potrzeba popatrzenia na przesuwający się na niebie obłok. W krótkim podsumowaniu można by powiedzieć, że to wojownicy, bo w czasie jest siła, działanie, zaangażowanie i wynik. Z drugiej zaś strony nie ma kontroli, planowania i często brak kreatywności i elastyczności.

Do czego można wykorzystać taką osobę?

Wojownik – In time

Potrzebny

Zapytaj

Przykład narzędzia biznesowego

Do zrobienia wyniku

Co robisz teraz?

Lista obecności

Do wykonania zadania

Co robisz dokładnie?

Rywalizacja

 

 

Robić i już!

Pomiędzy

Czas przyjrzeć się drugiemu sposobowi organizacji czasu. „Pomiędzy” – between time, czyli jestem gdzieś między tym, co mogę, a tym, czego chcę. Pomiędzy to system, w którym jest dużo możliwości i opcji. Właściwie są same możliwości i każda z nich jest tak samo ważna. Na komputerze takiej osoby będzie otwartych 150 programów, dokumentów, okien. Będzie się przerzucać z jednego zadania na drugie, chodzić szybko z miejsca na miejsce. Oglądanie telewizji z osobą o charakterze „pomiędzy” może stać się koszmarem i doprowadzić do oczopląsu, bo tak często będzie zmieniała kanały. Lubi coraz to nowsze gadżety. Wyraża się chaotycznie i zwykle nie odpowiada na zadane pytanie. Trudno jej podjąć decyzję, bo wszystko jest tak samo ważne. Chociaż taka osoba jest bardzo zajęta, to zawsze zostaje jej coś ważnego do zrobienia. Często liczba zadań, jaką przyjmuje, jest nieadekwatna do jej realnych możliwości.

„Pomiędzy” to twórczość, kreatywność, nowe rozwiązania, alternatywy i opcje. To też chaos. A ponieważ na początku był chaos, to styl „pomiędzy” jest –  można by rzec – stylem magicznym.

Do czego wykorzystać taki sposób planowania czasu?

Mag – „Pomiędzy” – Between time

Potrzebny

Zapytaj

Przykład narzędzia biznesowego

Do kreatywności

Co można by zrobić?

Model GROW

Uruchomienia intuicji

Co jeszcze?

Burza Mózgów

Do generowania pomysłów i rozwiązań

Co Ci pasuje?

SWAT

 

Co jest ważne?

Dyskusja Oksfordzka

 

Co się może przydać?

Metoda Kapeluszy Myślowych De Bono

Ponad czasem

A jak funkcjonuje osoba z organizacją czasu w strategii ponad czasem – through time? Dokumenty do zrobienia ułożone z lewej, a zrobione z prawej strony. Kalendarz z sekwencją działań. Ma algorytm, proces biznesowy i procedury – musi być porządek. Bywa ciekawie, gdy coś nie zmieści się w procedurze albo wypadnie nagle z kalendarza – wtedy osoba „ponad” jest zagubiona i musi sobie wszystko jeszcze raz, od początku poukładać, stworzyć sekwencyjną procedurę dla wyjątku w procedurze. Z jej perspektywy widać minuty, godziny, dni i tygodnie. Zadania mają u niej priorytety, zaczynają się i kończą w określonym momencie. Czas jest najbardziej materialny i mierzony.

Ponad czasem jest stylem mędrca. To dystans, planowanie, perspektywa i porządek. Atrybutami takiej osoby są:  zegar, kalendarz i procedura. To mędrca szkiełko i oko.

Do czego można zaangażować taką osobę?

Mędrzec – Ponad Czasem – Through time

Potrzebny

Zapytaj

Przykład narzędzia biznesowego

Do planowania

Od kiedy i do kiedy?

Diagram Ishikawy

Zmiany perspektywy

Co zrobić w pierwszej kolejności, co w drugiej, a co w trzeciej?

Diagram procesu

Dysocjacji – oddzielenia emocji od pragmatyki

Kto, co, kiedy, dlaczego, po co?

Action plan

Działania

Jak dokładnie?

 

„T” w modelu SMART

Największym sekretem jest sekwencja strategii związanej z określeniem czasu zadania. Żaden ze sposobów organizacji czasu nie jest ani gorszy, ani lepszy od drugiego. Potrzebujemy wszystkich omawianych wcześniej trzech strategii czasu i to w określonej kolejności. Ta kolejność jest niezmiernie ważna, wręcz kluczowa i zwykle – co prawda obok innych czynników, ale jednak – w dużym stopniu decyduje o powodzeniu celu, nad którym w danym momencie pracujemy.

Żeby uniknąć sytuacji, w której to nie my wybieramy najbardziej użyteczne dla nas podejście, lecz ono (nasze nawykowe działanie) wybiera nas, warto zacząć od systemu „ponad czasem” – wiedzieć, co i na kiedy chcemy uzyskać, ile mamy czasu oraz na ile to, co planujemy, jest ważne i współzależy od innych zadań. Następnie warto być „pomiędzy” – bo tu wymyślamy nowe możliwości, rozpatrujemy opcje i generujemy pomysły. Później ponownie „ponad” – osadzamy wymyślone na linii czasu i pora działać! Być tu i teraz!

Nasze wyobrażenia o pracy z celami są różne. Według niektórych wystarczy być, żeby osiągnąć sukces i założone rezultaty. Inni twierdzą, że wystarczy pragnąć, a wtedy świat się sprzysięgnie, żeby spełnić te marzenia.

Pracując z ludźmi – jako menedżer, trener i coach, zauważyłam cztery różne podejścia do celów, o których już pisałam w pierwszej części. Przyjrzyjmy się jednej grupie. Ludzi, którzy mają wizję i działają odnoszą sukces i mają satysfakcję. Oni zapisują swoje cele, ich cele są SMART, a oni sami robią pierwszy krok – działają.

Żeby zapisać cel, wystarczy pomarzyć, wziąć ołówek, kartkę i już. Marzysz – masz. Z pewnego punku widzenia dorastanie to proces zapominania. Zapominamy o intuicji, spontaniczności, otwartości i zapominamy, że można marzyć i to marzyć otwarcie, na głos.

Cel w formie SMART trzeba zapisać i umieścić w widocznym miejscu. I jeszcze zrobić pierwszy krok, czyli zacząć działać.

Pewnego razu przyszedł do Bertolda Brechta młody człowiek i powiedział:

- Mam w głowie mnóstwo pomysłów i mogę napisać dobrą powieść, nie wiem tylko, jak zacząć.

Brecht się uśmiechnął i doradził:

- Bardzo prosto. Niech pan zacznie od lewego górnego rogu kartki.

Czy pamiętacie, że nawet najlepsze rady są nic nie warte, jeśli ich nie zastosujemy?

Wiedza to tylko hałas, jeżeli nie wejdzie w mięśnie – głosi powiedzenie Aborygenów.

maj 2016